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如何让档案“活”起来 更好地发挥出作用

探秘档案数字化

2021年09月06日09:09 | 来源:海南日报
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原标题:探秘档案数字化

在海南省档案馆,工作人员在给破损档案上胶,以便在扫描时保护档案。

在海南省档案馆,档案数字化加工员在从库房调卷。

档案数字化加工员在对档案进行数字化前的处理,包括确定扫描页、编制页号、拆除装订等。

有些老档案有褶皱,档案数字化加工员用熨斗熨平。

档案数字化加工员在修复破损的档案,为数字化做准备。

档案数字化加工员用手压平档案资料以便扫描。

档案数字化加工员在进行图像处理。

档案完成数字化后被录入电脑,以便查阅。

完成数字化后,加工员重新将档案装订起来。

档案数字化加工员对档案进行数字化前处理。

查一份档案,要花多少时间?

过去,你可能因为繁琐的流程,或需要人工进入浩如烟海的库房逐一查找,而不得不在档案馆耗费半天甚至更长时间。如今,你只需要告诉工作人员所需档案,由工作人员用电脑进行检索,整个过程只要几分钟!

这得益于档案数字化——一种新型的档案信息形态。简单来说,就是把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,形成一个档案信息库。

如何实现档案数字化?近日,海南日报记者来到省档案馆一探究竟。

省档案馆的工作人员将待加工的档案从库房搬到加工现场进行清点,并办理档案交接登记。确认无误后,开始进行数字化前处理,具体包括确定扫描页、编制页号、拆除装订、技术修复等,逐一完成后进入档案扫描环节。

在现场,记者发现了一只熨斗。“难道还能像熨衣服一样熨烫文件吗?”“已经发黄发脆的文件经得起如此高温?”现场一名工作人员看出了记者的疑惑,解释说,在进行扫描前,要确保文件没有皱痕,熨烫正是起到除皱的作用,但使用起来也有讲究。“熨斗的温度应保持在40摄氏度至50摄氏度左右,根据温度高低动作幅度也要随之调整,温度高,轻快扫过即可。”

档案扫描完成后,开始进行图像处理。图像拼接、旋转裁边、图像质量检查……不同于美编,档案图像处理遵循的首要原则是保持档案原貌。现场数十名工作人员小心翼翼、精益求精,专注处理自己手头的档案,对于那些起皱的地方,他们一一还原。接着,再经过编目、质检、装订入库等步骤,一份份档案就完成了数字化加工。

“档案数字化是传统档案馆向数字档案馆转型的必经之路。”省档案馆工作人员介绍,档案数字化,能恢复档案材料模糊褪色的字迹及对污损残缺照片档案进行修复,有利于档案原件的保护。此外,还能提升档案的利用效率。

据了解,省档案馆于2018年启动档案数字化工作,目前这项工作进度已过半。

文\海南日报记者 邱江华 图\海南日报记者 张茂

(责编:卢少雄、蒋成柳)

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